A iminente implementação da reforma tributária no Brasil está revelando um cenário de fragilidade nas operações fiscais de muitas empresas. Com o Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) a poucos meses de sua vigência, um número expressivo de companhias demonstra processos lentos e uma dependência preocupante de tarefas manuais, indicando um despreparo para as complexidades que se aproximam.
A Realidade da Automação Fiscal: Um Contraste Alarmante
Um levantamento realizado pela V360, especializada em automação de pagamentos a fornecedores, aponta que a maioria das empresas enfrenta longos prazos para o registro de notas fiscais. Cerca de 62,2% das companhias necessitam de mais de 20 dias para essa etapa, enquanto 22,3% ultrapassam a marca de 30 dias. Esse dado contrasta fortemente com a afirmação de 87% das empresas de possuírem um alto nível de automação fiscal. Especialistas classificam essa discrepância como "falsa automação", onde, apesar de os processos serem digitalizados, a intervenção humana ainda é indispensável, evidenciando gargalos significativos justamente no momento em que o país se prepara para uma profunda reestruturação tributária.
Automação Parcial e a Persistência de Tarefas Manuais
A pesquisa, que ouviu 355 profissionais de médias e grandes empresas com alto volume operacional – 63% delas processam mais de 10 mil notas fiscais mensais –, detalha a incompletude da automação. Embora 61% das organizações consigam capturar notas fiscais de forma automática, apenas 49% realizam o registro no sistema sem qualquer intervenção manual. A dependência de sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), essenciais para a gestão empresarial, reside na necessidade de integrações e validações adicionais para operar plenamente no complexo ambiente tributário brasileiro. A intervenção humana se faz presente para validar dados e finalizar processos, mesmo quando o documento é recebido digitalmente.
Riscos Operacionais Amplificados pela Falta de Validação Completa
As falhas na validação de notas fiscais representam outro ponto crítico. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, comparando itens, valores e quantidades com os pedidos de compra. Outras 44% executam checagens parciais, e 8% ainda operam com processos inteiramente manuais. Essa lacuna na validação eleva os riscos de pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, especialmente em organizações com um grande número de fornecedores. O tempo decorrido entre a emissão e o registro da nota fiscal serve como um termômetro claro da eficiência operacional, e prazos extensos indicam acúmulo de exceções e necessidade de retrabalho.
A Reforma Tributária como Catalisadora de Desafios Estruturais
A aproximação do novo modelo tributário promete agravar o cenário atual. As empresas enfrentarão o desafio de adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com regras antigas e novas, além de gerenciar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que comporão o IVA dual. O principal obstáculo, segundo Izaias Miguel, CEO da V360, não reside apenas na compreensão da reforma, mas na sua execução dentro de estruturas operacionais complexas e pouco integradas. A validação incompleta das notas fiscais, onde menos da metade das empresas realiza uma checagem completa contra pedidos de compra, aumenta significativamente o risco de erros.
Fase de Testes e a Nova Era da Automação Estratégica
Em 2026, a reforma tributária entra em uma fase de testes, com a cobrança de alíquotas simbólicas de CBS e IBS. A partir de 2027, os tributos sobre o consumo serão gradualmente extintos, enquanto as alíquotas de CBS e IBS aumentarão. Mesmo com alíquotas reduzidas nesta fase inicial, as obrigações acessórias são imediatas, exigindo que as empresas destaquem CBS e IBS nas notas fiscais, preencham novos campos obrigatórios e informem corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Recentemente, a Receita Federal suspendeu multas por falta de discriminação desses tributos nas notas fiscais até quatro meses após a regulamentação. Nesse contexto, a automação transcende seu papel operacional, tornando-se uma ferramenta estratégica. Empresas com processos eficientes ganharão agilidade para navegar pelas mudanças, enquanto aquelas com estruturas fragmentadas poderão enfrentar custos elevados, erros e dificuldades de adaptação.
